Macam Mana Nak Trace Stok Hilang Guna SQL Account

-

Stok fizikal 100 unit, dalam SQL Account ada 120 unit. 20 unit lagi kat mana? Stok hilang ni kalau tak trace, untung atas kertas je. Rugi sebenar tak nampak.

Ni step-by-step cara trace stok hilang guna report yang memang dah ada dalam SQL Account.

1. Confirm Dulu: Betul Ke Stok Hilang? Guna Stock Card

Sebelum tuduh staf, check dulu pergerakan stok dalam sistem.

Report nak guna: Stock > Stock Card

Cara check:

  1. Pilih tarikh dari 1 Jan sampai hari ni
  2. Masukkan Item Code yang lari
  3. Tengok column 'Balance'. Banding dengan kiraan fizikal

Kalau beza, tengok column 'Document'. Dari situ nampak bila stok masuk & keluar. Ada GRN, DO, Invoice, Adjustment.

Common punca stok 'hilang':

  • Lupa key-in Purchase Invoice, tapi DO dah jalan dulu = stok jadi minus
  • Staff issue DO tapi tak print. Barang keluar, sistem tak update
  • Sales return masuk, tapi lupa key-in CN

2. Trace Ke Mana Stok Pergi: Guna Stock Transaction Report

Dah jumpa beza dalam Stock Card, sekarang nak tahu siapa ambil, bila ambil.

Report nak guna: Stock > Stock Transaction Report

Setting penting:

  • Tick 'Group by Document No'
  • Filter 'Item Code' = barang yang hilang
  • Set tarikh dari last stock take sampai hari ni

Apa nak tengok: Report ni tunjuk semua DO, IV, CS, ADJ untuk item tu. Check satu-satu:

Kalau Jumpa Ni Maksudnya
DO takde invois Barang dah hantar, tapi belum billing. Kejar invois.
ADJ tanpa reason Ada orang adjust stok senyap-senyap. Check Audit Trail siapa buat.
IV tapi stok tak tolak Item Type salah set 'Service' bukan 'Stock'. Kena betulkan master.

3. Cari Dalang: Guna Audit Trail

Kalau ada 'Stock Adjustment' pelik-pelik, mesti nak tahu siapa punya kerja.

Report nak guna: Housekeeping > Administrative Tools > View Audit Trail

Cara trace:

  1. Pilih 'Stock Adjustment' kat Module
  2. Letak tarikh bila stok tu start hilang
  3. Tengok column 'User'. Nampak siapa create, edit, delete

Pro tip: Kalau audit trail kosong, maksudnya 'Enable Audit Trail' tak on. Pergi Housekeeping > Options > General > Tick 'Enable Audit Trail' sekarang. Untuk kes akan datang.

4. Elak Stok Hilang Lagi: 3 Setting Wajib On

Dah jumpa punca, sekarang 'lock' sistem supaya tak berulang.

1. Negative Stock Control
Stock > Stock Maintenance > Tick 'Disallow Negative Stock'.
Lepas ni sistem tak bagi issue DO kalau stok 0. Paksa staff key-in GRN dulu.

2. Lock Batch Lepas Stock Take
Lepas kira stok fizikal & adjust dalam sistem, terus buat 'Stock Take' & lock.
Stock > Stock Take > Stock Take Confirmation. Lepas confirm, bulan tu terus lock batch.
Takde siapa boleh backdate DO bulan lepas.

3. User Access Right
Maintenance > User Defined > Access Right
Kerani jaga sales je = bagi access 'Invoice' & 'DO' saja. Block access 'Stock Adjustment'. Biar admin je boleh adjust.

Checklist Bulanan Untuk Elak Stok Lari

Setiap hujung bulan, buat 3 report ni. Tak sampai 15 minit.

  1. Stock Valuation Report - Stock > Stock Valuation. Total mesti sama dengan akaun 'Stock' dalam Balance Sheet.
  2. Negative Stock List - Stock > Negative Stock List. Kalau ada item minus, maksudnya ada transaksi salah.
  3. Stock Take Comparison - Kira 5-10 item random. Banding fizikal vs sistem. Kalau lari, terus siasat bulan tu juga.

Kesimpulan
Stok hilang bukan benda mistik. Semua ada rekod dalam SQL Account. Kau kena tahu report mana nak buka je.

Jangan tunggu hujung tahun baru nak kira stok. Masa tu beza 1000 unit pun dah tak tau nak cari kat mana.

Ulasan

Catat Ulasan

Catatan popular daripada blog ini

Takut LHDN? Ini Sebab Kenapa Kau WAJIB Buat Akaun Bisnes Yang Betul

-
Imej
Ramai owner bisnes SME blur bila dengar perkataan "akaun". Rasa macam benda akauntan je. Last-last buat bisnes 3 tahun, bila surat LHDN sampai, terus gelabah. Jujur cakap, takde akaun = gali kubur sendiri. Ni 5 sebab kenapa rekod akaun tu nyawa bisnes kau: 1. LHDN Tak Tanya "Untung Ke Tak". Dia Tanya "Mana Rekod?" Silap paling besar: ingat kalau rugi tak payah declare. Salah. LHDN nak tengok rekod aliran duit masuk keluar. Walaupun kau rugi, kau tetap kena file. Kalau takde akaun, macam mana nak buktikan kau rugi? LHDN ada hak untuk anggarkan cukai kau ikut "agak-agak" dia. Dan "agak-agak" LHDN selalunya mahal. 2. Elak Kena Penalti Sampai 300% Tak submit borang cukai = penalti. Silap isi borang = penalti. Tak simpan rekod 7 tahun = penalti. Penalti LHDN bukan RM50. Boleh kena 15% hingga 300% dari jumlah cukai. Katakan cukai asal RM10k, silap-silap kena bayar RM40k. Akaun yang kemas = bukti. Ada bukti = LHDN tak boleh suka-suka caj penal...
Baca lagi

LHDN Audit Minggu Depan? Akaun Bisnes Kau Dah Ready Ke?

-
Imej
Owner bisnes, cuba jujur. Kalau LHDN hantar surat audit minggu depan, akaun kau dah ready ke? Kalau jawapan kau macam ni: ✕ Resit ada yang hilang ✕ Rekod tak lengkap ✕ Setiap tahun tak submit... harap okay lah Kau tengah dalam zon bahaya. Audit LHDN tak bagi warning. Sekali kena, baru kelam-kabut cari dokumen, betulkan angka, jawab soalan yang kau sendiri tak pasti. Silap sikit je kena penalti 45% sampai 100% atau cukai tambahan. Kenapa LHDN Pilih Bisnes Kau Untuk Diaudit? Berdasarkan 19 tahun pengalaman audit En. Ahmad Jafny bin Jusoh, Akauntan Bertauliah, ini 4 sebab utama:Rekod tak konsisten – Sales turun naik pelik tanpa sebab. Angka tak masuk akal – Declare untung RM10k, tapi lifestyle RM500k. Dokumen sokongan lemah – Resit hilang, invois tak lengkap. Akaun tak submit langsung – Ini red flag paling besar. Kalau akaun tak terusik, risiko audit memang tinggi. Apa Beza Buat Akaun Dengan Akauntan Bertauliah? Doomifix Count Legacy dikendalikan terus oleh En. Ahmad Jafny bin Jusoh:19 ta...
Baca lagi

🧾 Tips Bookkeeping Guna SQL Account: Mudah, Cepat & Tak Serabut!

-
Imej
Bagi pemilik perniagaan kecil atau akauntan baru, menguruskan kewangan setiap hari boleh jadi satu cabaran. Nasib baik, perisian SQL Account hadir untuk memudahkan kerja-kerja bookkeeping. Tapi tahu tak? Ramai yang masih menggunakan SQL Account secara asas sahaja. Jom kita bongkarkan 7 tip bookkeeping dengan SQL Account supaya kerja lebih efisien dan laporan kewangan lebih tepat! =========================================== 1. Setup Carta Akaun (COA) Ikut Keperluan Bisnes Anda Jangan hanya guna default chart of account yang sedia ada. Ubah suai COA mengikut jenis perniagaan anda: - Jualan produk → tambah akaun "Sales - Product A", "Sales - Product B" - Perniagaan servis → tambah "Service Revenue - Consultation" - Kos penghantaran → buat akaun "Delivery Expense" Tip: Guna Group Code yang betul (1-Aset, 2-Liabiliti, 3-Ekuiti, 4-Pendapatan, 5-Kos Jualan, 6-Perbelanjaan) supaya penyata kewangan auto jana dengan betul. =================================...
Baca lagi